Valencia (ES), le 3 mars 2024
Ne serait-ce pas un rêve pour ceux qui travaillent dans un établissement d'enseignement, que ce soit dans une université ou une école primaire, de ne plus avoir à répondre sans cesse aux mêmes questions ?
Comment fait-on pour réserver telle salle ? Où trouve-t-on telle information ? Quelle est la procédure pour xyz ?
Avez-vous déjà établi des procédures que personne ne consulte ?
Et si quelqu'un pouvait répondre à toutes ces questions, 24/7, le week-end et pendant vos vacances, et ce, dans n'importe quelle langue ? Et si, de plus, il/elle ne se plaignait jamais des heures supplémentaires ni des tâches répétitives et frustrantes ?
La réponse est oui, cela existe. Et il ne s'agit pas d'une personne, mais d'un chatbot. Merci à l'IA.
Vous avez sûrement déjà interagi avec le chatbot de votre assurance auto ou de votre opérateur téléphonique, après avoir passé 20 minutes au téléphone à appuyer sur le 1, le 4, le 6, le 25, le 3, le 251, le #, puis encore le 1, pour entendre vous dire finalement que vous n’avez pas besoin de parler avec un employé, car de nombreuses informations sont disponibles sur le site web. Et c’est à ce moment-là que vous tombez sur le Chatbot qui s’appelle Thomas, Lucie ou Marc.
Normalement, il ou elle est aimable et serviable. Vous échangez avec le chatbot et, il ou elle répond à vos questions de base. Et aucun employé n’est dérangé. On pourrait débattre des implications pour l'humanité et les relations personnelles, mais franchement, qui a déjà eu une conversation particulièrement enrichissante avec le service des impôts ou son assurance maladie ?
Vous pourriez penser... oui, excellente idée, mais comment crée-t-on un chatbot pour son établissement ? N'est-ce pas un projet colossal ? Ne faut-il pas avoir des connaissances pointues?
Nous reviendrons sur ce sujet dans quelques semaines, car nous allons tenter cette expérience dans mon service à l'université de Fribourg. En théorie, du moins, cela ne semble pas si compliqué. Et ChatGPT, avec sa version payante, nous permet de créer notre propre GPT qui deviendra notre assistant personnel ou qui prendra en charge les questions répétitives pour nous ou pour notre institution/service.
Dans cette newsletter réservée aux abonnés "premium" (l’édition mensuelle gratuite pour tous sera disponible dans une semaine, comme d'habitude) :
ce qu'est un chatbot,
un modèle pour créer spécifiquement un chatbot pour un établissement d'enseignement.
deux liens vers des “guides” pratiques pour créer son chatbot
Qu’est-ce qu’un chatbot?
Les chatbots sont des systèmes logiciels qui utilisent le traitement du langage naturel pour aider les humains dans diverses activités. Ces systèmes effectuent généralement des recherches de mots-clés, de phrases, d'exemples et de modèles identifiés dans leurs bases de connaissances et les traduisent en requêtes. Les chatbots fournissent aux utilisateurs des informations sur les produits, les lieux, les services et les événements dans les services de vente en ligne et les réseaux sociaux.
Quels sont les avantages et les défis pour un établissement d’enseignement?
Lorsque l'on réfléchit à l'idée de développer des chatbots comme outils de soutien administratif (mais pourquoi pas aussi pour aider dans l’apprentissage?) dans les établissements d’enseignement, plusieurs considérations entrent en jeu. Cela inclut les avantages potentiels et les défis.
Avantages potentiels
Disponibilité 24/7 : Contrairement aux humains, les chatbots sont disponibles à toute heure, offrant assistance et répondant aux questions à tout moment.
Retour instantané : Un retour immédiat sur les questions posées.
Scalabilité : Les chatbots peuvent soutenir simultanément un grand nombre d'utilisateurs.
Question recurrentes: Les chatbots peuvent traiter de manière autonome une grande variété de demandes récurrentes de la part des étudiants , (des parents) et du personnel, telles que les questions sur le calendrier académique, les procédures d'inscription, les détails des cours, et bien plus encore. Cela libère le personnel administratif pour qu'il se concentre sur des tâches plus complexes et à valeur ajoutée.
Communication efficace. Ils peuvent servir de premier point de contact, fournissant des réponses immédiates aux questions courantes et acheminant les demandes plus complexes vers le personnel approprié. Cela améliore l'efficacité de la communication entre l'établissementet sa communauté.
Assistance dans le processus d'inscription. Ils peuvent aider à simplifier et à automatiser le processus d'inscription pour les nouveaux élèves (par exemple dans les écoles obligatoires) en guidant les parents à travers les différentes étapes, en collectant les informations nécessaires et en répondant aux questions fréquentes.
Collecte de feedback. Les chatbots peuvent faciliter la collecte de retours d'information de la part des étudiants, des parents et du personnel, en menant des enquêtes et en recueillant des avis de manière interactive et conviviale. Cela peut aider les administrations scolaires à identifier rapidement les domaines d'amélioration.
Gestion des événements et des activités. Les chatbots peuvent aider à promouvoir et à gérer la participation à divers événements et activités scolaires, en envoyant des invitations, en recueillant les RSVP et en fournissant des informations détaillées sur les événements.
2. Défis
Exactitude du contenu : le chatbot doit fournit des informations précises et à jour, nécessitant des révisions et des mises à jour régulières du contenu.
Vie privée et sécurité : Protéger les données des étudiants et assurer que les interactions avec le chatbot sont sécurisées et privées doit être une priorité absolue.
En intégrant des chatbots dans leurs opérations, les administrations peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle, leur capacité à communiquer de manière proactive et leur aptitude à répondre aux besoins de leur communauté éducative. Les chatbots ont le potentiel de transformer la façon dont les établissements interagissent avec les étudiants, les parents (le cas échéant) et le personnel, en rendant les services administratifs plus accessibles, réactifs et personnalisés. À condition de relever les défis et de savoir comment on créé un chatbot.
Des chercheurs ont développé et testé un chatbot dans une école au Mexique et ils partagent dans l’article qui suit le modèle utilisé pour le créer, ainsi qu’une évaluation de leur expérience.
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